企業に就職することになると、内定承諾書という書類を受け取ります。これは、相手先の企業に確かに就職しますと約束させる書類です。内定承諾書には添え状を付けることとされています。その添え状には書き方をはじめ基本的なルールがあります。
呼び方は違えど内容は同じ！内定承諾書
就職することになる企業に就職することを確約をする書類にはさまざまな名称がついています。内定承諾書、入社承諾書、就職承諾書、内定誓約書などです。しかし、呼び名は変わっても、内容に違いはありません。この内定承諾書には添え状を付けますが、何を書けばいいかわからないという人もいるでしょうから、今回は具体的な書き方について紹介します。
内定承諾書には法的拘束力はない
内定承諾書を提出すれば、相手先の企業に就職することを誓ったも同然ですが、内定承諾書には法的な拘束力はありません。したがって、内定承諾書を提出した後でも、就職を取りやめることもできます。しかし、企業側としては求職者が入社してくれるものと考えて準備をしているので、入社意思を撤回したのでは多大な迷惑を与えます。
内定承諾書の受け取り方法と提出方法！基本は郵送
内定承諾書は普通郵送で送られてきます。しかし、企業によってはじかに面談時に内定を伝え、内定承諾書を手渡す場合もあります。提出方法も郵送で送付するのが基本ですが、やはり企業によっては目の前で手渡しを求める場合もあります。
内定承諾書に添え状を付ける理由！社会人として必要なこと
内定承諾書の提出だけでは不十分
内定承諾書に添え状をつけることは、社会人として守らなけらば行けない基本的なマナーだとされています。確かに内定承諾書を提出すれば、入社意思があることは伝えられるのですが、そこには形式しか含まれていません。もう少し自分の気持ちをにじませ、どのような書類を送ったのか付け加えて、相手に配慮を示すのが添え状の役割です。
そもそも添え状とは？
添え状とは、人を遣わしたり、大事な書類を提出するときにその内容やあいさつ文を付け加えて出す手紙のことです。添え状があると、相手側も要件の概略がつかめるし、送付側への印象も格段に良くなります。添え状なしでも内定承諾書は受け取ってもらえるし、それで就職を辞退するように言われることはあまりありませんが、最低限の規則だと考えましょう。
添え状にはお礼状の意味も
添え状は提出する書類の内容を記したものですが、そこにはお礼状の意味も含まれます。内定承諾書の添え状の場合は、内定を出してくれたことへの感謝の気持ちを込めます。ただ、書類の内容を記入しただけでは無味乾燥な添え状になってしまいますが、感謝の気持ちをにじませることによって、添え状の価値も高まり、企業側担当者の印象もよくなります。
添え状を書く手段！パソコンがいい？便箋がいい？
内定承諾書の添え状を書く手段はパソコンでも便箋やペンを使ってもどちらでも構いません。パソコンなら字が下手な人でも気づかれないというメリットがありますし、パソコンに習熟していることをアピールできます。便箋とペンで添え状を書く場合は、丁寧に書くことによってより気持ちがこもっていることを相手に伝えられます。
内定承諾書の添え状の書き方！項目を一つ一つチェック
まずは日付の書き方から
内定承諾書の添え状に最初に書く項目は日付です。どの日付を書くかですが、添え状を投かんする日にちを記入します。日付は右寄せで記入する決まりです。
宛先の記入は正確に
宛先名の記入ではまず会社名を記しますが、省略形を使わず正式名称を書き入れます。また、部署や担当者の名前を正確に記入しましょう。会社住所ですが、都道府県からすべての住所をやはり省略せずに記入します。
差出人情報の書き方！やはり省略せずに
差出人情報の書き方も宛先とほぼ同じです。自分の住所、氏名、連絡先などを略さずに丁寧に記入しましょう。つまり、都道府県から記入します。これら以外では、出身校や学部名なども付け加えると（すでにわかっている情報かもしれませんが）、より詳しい情報が相手に伝わります。
添え状のタイトルの書き方！ふさわしいものに
添え状は手紙の一種ですが、タイトルに凝ったものを付ける必要はありません。内容が伝わりさせすればいいのです。書き方としては、内定承諾書に必要事項を記入し終わり、提出することになったことを簡潔にまとめます。
時候の挨拶！季節に合った言葉を
内定承諾書の添え状に書く時候のあいさつには季節に合う言葉を使う必要があります。しかし、若い人ではどのような文章を使えばいいかわからないでしょうから、例文を知るためにパソコンで検索をしたり、あいさつ文集などを購入したりして、適切な語句を書き入れましょう。
内定承諾書の添え状の本文の書き方！最重要部分
内定承諾書の添え状の本文には、内定承諾書に記入が終わり、提出することになった旨を簡潔に記入しますが、ここは最重要部分なので少し自分の気持ちを付け加えてもいいでしょう。感謝の気持ちを表すのはもちろん、これからする仕事への意気込みなども付け加えれば、相手にいい印象を与えられる可能性もあります。
拝啓と敬具を忘れたら大変
普段使いの手紙では、頭語として「拝啓」、結語として「敬具」を使います。頭語や結語としては他の言葉もありますが、内定承諾書の添え状に使う場合はこの二つを覚えておけばいいでしょう。「拝啓」と「敬具」の位置についてですが、「拝啓」は左に寄せて書きますが、「敬具」は左寄せ、右寄せの両方のパターンがあります。
拝啓と敬具の意味は？
「拝啓」とは、お辞儀しながら、拝みながら申し上げるという意味で、その意味通りに実践するとずいぶん丁寧な表現ですが、手紙の冒頭によく使われます。「敬具」とは、相手に敬意を示しながら申し上げるという意味で、これまた丁寧表現ですが、こちらは手紙の最後に使われます。「拝啓」「敬具」はいっしょに使うこととされています。
送付書類の内容と部数も追加
送付書類が内定承諾書だけであれば、その旨と枚数を記入します。もし何か追加して送るものがあれば、その内容と部数も追加します。例えば、運転免許証のコピーも送付するなら、そのことを付け加えましょう。
最後に以上の追加を忘れたらいけない
内定承諾書の添え状の書き方で忘れたという人が多いのが「以上」という言葉です。これがないと、まだ続きがあるのかと勘違いされてしまいます。添え状が1枚で終わるにしろ2枚で終わるにしろ、ここまでですという意味の「以上」を必ず最後に付け加えましょう。
内定承諾書の添え状の例文！具体的な項目ごとに紹介
添え状の宛先の書き方の例文
日付を右寄せで書いたら、その下側に左寄せで〇〇株式会社人事部担当部者様と順番に書いていきます。次に、郵便番号○○○-〇〇〇〇と記入し、住所を都道府県から書き入れます。たとえば、東京都〇〇区〇〇町〇丁目○番地○号のように記入します。電話番号は簡単に連絡ができる番号が必要なので、携帯電話番号を普通記入します。
添え状のあいさつ文の書き方の例文
内定承諾書の添え状のあいさつ文の書き方は幾通りものパターンがありますが、代表的な例文を載せてみましょう。例えば、「木々が色づくころになりました。貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」などのような例文が標準的です。しかし、季節の話題はその都度変わるので、大変なら省いても構いません。
本文はどうか書く？代表的な例文を表示
本文は最重要部分だと書きましたが、次のような例文はどうでしょうか。「先日、内定のご連絡をいただき、心より感謝申し上げます。つきましては、内定をいただいた以上、全力で業務に当たらせていただく所存です。今後何かとご指導をいただくことがあろうかと思いますが、その際はよろしくお願いします」。これはほほんの一例です。
こんな本文の書き方も！別な例文を紹介
一通り添え状の本文が出来上がったら、その中に意気込みを示す文章を入れてもいいでしょう。たとえば、「今後実際の業務をするにあたって、自分自身の技能を高めるべく〇〇の検定資格にも挑戦するつもりです。また、少しでもいい仕事ができるように日常生活も律していきます」などのように、どんな努力をしていくのか表明する方法もあります。
自分の言葉で書くことが大切！内定承諾書の添え状
内定承諾書の添え状に関する情報をネットで検索すると、さまざまな知識が手に入ります、添え状の例文もたくさん用意されています。しかし、それらをそのまま書き写したのでは、誠意が伝わりません。担当者もネット上の例文を知っています。したがって、一工夫しながら自分なりの添え状を作成することが大切です。
内定承諾書の添え状に使える時候の挨拶
春にふさわしい時候の挨拶
時候の挨拶は季節の移ろいを感じることができる日本人ならではの表現方法です。できれば工夫を凝らしたいところですが、代表的な例文は決まっています。具体例を挙げてみましょう。春ならば、「萌芽のみぎり」とか「春眠の折」とか「春風の候」とか「残春の折」などのように春の温かさを感じ取れるような語句がふさわしいです。
夏にはどんな時候の挨拶を使う？
夏に入る前の梅雨時なら「入梅の候」「梅雨の折」などストレートにその状況を表現することもできるし、「初夏の風に肌も汗ばむ頃」などと季節感を表すこともできます。夏真っ盛りの場合は、「大暑の折」「盛夏の候」「暑気厳しき折柄」などのように夏の暑さを素直に表現してもいいでしょう。
秋は涼しさとさわやかさを表現
秋の時候の挨拶の例文では、涼しさやさわやかさ、冬の訪れの近さなどを表現します。夏が終わったばかりなら「早秋のみぎり」「爽秋の候」などがいいし、秋たけなわなら「紅葉の折」などがぴったりです。冬が近づけば寒さがひしひしと感じられますが、そんなときは「立冬の候」「落葉の折」「落ち葉散りしく時節」などの例文が合います。
寒さ厳しき冬の挨拶
初冬の頃の時候の挨拶の書き方は、文字通り「初冬の候」とか「初雪の折」などのように表現できます。寒さを強調したいのなら「寒気いよいよ厳しく」「寒気厳しき折から」などのように表現すれば季節感がよく出ます。お正月は「初春の折」「新春のみぎり」などがいいでしょう。2月にふさわしいのは「立春の候」や「春寒ややゆるみ」などです。
縦書きがいい？横書きがいい？内定承諾書の添え状
内定承諾書の添え状を縦書きにするか横書きにするか思案のしどころです。特に決まりはないのですが、内定承諾書と同一の書き方にするのが一番いいでしょう。つまり内定承諾書が縦書きなら添え状も縦書き、内定承諾書が横書きなら添え状も横書きにするのです。ただ、手書きの場合は縦書きのほうが好まれる場合があります。
内定承諾書の提出を延期してもらった場合の添え状
内定承諾書を受け取ってすぐにその企業に就職する場合の添え状の例文はすでに解説しましたが、他の企業の選考結果も見てから結論を出したいということはよくあります。その場合は、内定承諾書や添え状の提出が延期されますが、そんな時の添え状の例文は少し違います。
いつまで延長可能？内定承諾書の提出
基本的には4・5日で提出を
内定承諾書の提出期限は決まっていないことが多いですが、基本的には受け取ってから4、5日で提出するのがマナーです。内定通知があってから、内定承諾書が実際に送られてくるのに数日かかるので、全部で1週間から10日が提出期限です。
内定承諾書の提出を延期したい場合
都合により内定承諾書の提出を延期したい場合は、必ずその旨を企業側に伝えます。その場合は、できるだけ早く延期することを言わなくてはいけません。延期することを伝え忘れたりすると、内定取り消しの可能性もあります。実際にどのくらい延期できるかですが、3週間から1カ月程度は待ってくれます。ただ、企業によっては受け付けない場合もあります。
内定承諾書の提出の延期！どう伝える？
内定承諾書の提出を延期する場合、その理由をどう伝えるかによって結果が違ってくる場合があります。本当のことを言わなければいけないという思いに駆られて、「他社の選考結果を待っている」などと言うのは礼儀違反だとされています。相手もそんなことは見通しているでしょうが、普通は「家族と相談する」「よく考えて返答する」などと伝えましょう。
内定承諾書の提出を延期してもらった後の対応
延期してもらったのちの添え状の例文その1
内定承諾書の提出を延期してもらい、その後入社することになった場合の添え状の例文にも何パターンかありますが、以下のような例文はどうでしょうか。「このたびは内定の通知をいただき心より感謝しています。内定承諾書の提出時期について、特別の配慮を頂きありがたく思っています」「いろいろと考えた結果、貴社に入社することを決断しました」
延期してもらったのちの添え状の例文その2
前段の文書に続いて、入社後の意気込みを書き添えます。「今後は何かとご指導・ご鞭撻を賜るとは思いますが、全力で業務に取り組むので、よろしくお願いします」。次に、内定承諾書を提出する旨を伝えます。「つきましてはお預かりした内定承諾書をお送りするので、ご査収していただきたく存じます」などと結びます。
ポイントは延期してもらったことへのお礼
内定承諾書の提出を延期してもっらたのちに入社することになった場合は、添え状にそのお礼を入れることがポイントです。本来なら早く提出をしなければいけない内定承諾書の提出を待ってくれたのですから、その点に関して感謝の気持ちを正直に伝えましょう。お礼の気持ちを書くのを忘れたら、せっかくの添え状の価値が消えてしまいます。
内定承諾書と添え状を送る場合もマナーを守って
内定承諾書と添え状を送る場合の送り方に配慮しないと、せっかく苦労して出来上がった書類も快く受け取ってもらえません。添え状の提出方法で一番大事ななのは、封筒の選び方(色や大きさなど）、封筒の表書きと裏書、封筒への入れ方などです。これらにも基本的な注意事項があるので、それを解説しましょう。
内定承諾書と封筒！どんな種類をどのように使うか？
封筒の色は白が基本
内定承諾書と添え状を入れる封筒の色は白が基本です。ビジネスで正式な書類を送るときは、必ず白封筒を使います。茶封筒は、インフォーマルな重要度の低い書類を送るときに選択します。茶封筒で内定承諾書や添え状を送っても、それだけで内定取り消しという事態にはなりませんが、この人は社会人としてのマナーを欠いているなと思われてしまいます。
封筒の大きさはA4に
内定承諾書は普通A4の大きさなので、A4の白封筒で返送します。A4の封筒は角形2号と言います。内定承諾書と添え状はクリアファイルに入れて送るのがいいのですが、角形2号ならクリアファイルも十分に入ります。ただし、企業側から送られてきた内定承諾書が3つ折り、4つ折りになっている場合は、その大きさに合った縦長封筒を使ってもいいです。
内定承諾書や添え状を封筒にどう入れる？
内定承諾書や添え状はクリファイルに入れて送りましょう。クリアファイルに入れるのを忘れたら、内定承諾書と添え状が雨でぬれてしまう場合があります。クリアファイルに入れる順番ですが、添え状が上、内定承諾書が下です。この順番でクリアファイルに挟んで、封筒に入れます。
間違いのないように記入を！封筒の表面の書き方
誤字や脱字のないように
内定承諾書と添え状を入れる封筒の表面には、郵便番号、住所、会社名、部署、担当者名、書類の内容について記載します。これらの文字は手書きで書くことが多いでしょうが、誤字や脱字をできるだけ避け、丁寧にきれいな字で書きこみましょう。
縦書きにすべきか横書きにすべきか
封筒の表面を縦書きにするか横書きにするか迷う人もいますが、どちらでも構いません。どちらが正式でどちらが砕けた書き方というような区別はありません。もし、会社名にABCのようなアルファベットが使われていたのなら、横書きのほうが読みやすいでしょう。
住所の記入にもルールが
封筒に住所を記入する場合もルールがあります。まず、添え状と同じく、都道府県の記入を忘れたりしないようにしましょう。次に、郵便番号は算用数字で書きますが、住所は漢数字で記入します。また、できれば住所は1行以内に収めるのがいいのですが、もし2行にわたる場合は、縦書きのケースでは1行目より1文字下げた位置から2行目を記入します。
会社名は正しく記入を
会社名も住所と同じく、正式名称を忘れたりして、通称や略称で書くのはマナー違反です。もうひとつ気を付けたいのが、株式会社や有限会社の略字です。(株)、(有)などは正式名称ではないので、必ず株式会社○○、有限会社○○と記入します。これはパソコンで添え状を書いている人に言えますが、返還をし忘れたりすることがあるので、注意しましょう。
宛名の書き方の基本的なルール
宛名が会社名だけの場合は、会社名に「御中」をつけます。会社名の場合は、「様」ではなく「御中」であることはご存知の人も多いですが。忘れた人もいます。担当者の名前があらかじめ伝わっている場合は、部署名、担当者名を書いて、最後に「様」をつけます。担当者の名前がわからない場合は、部署名に「採用ご担当者様」と書き込みます。
最後に表面の記入方法の注意点
封筒の中に何が入っているのかわからないと、そのまま扱いを忘れた担当者もいます。したがって、封筒の表面の左下端に「内定承諾書在中」と赤字で記入し、赤枠で囲むといいでしょう。これで担当者が素早く対応してくれます。また、切手はいくら分になるかわからないでしょうから、郵便局で重さを量って、正確な金額の切手を貼るようにしましょう、
特に難しくない封筒裏側の書き方！やはり省略せずに
封筒の裏側に差出人の住所を記入する場合も、都道府県を省略せずに書き入れます。郵便番号は住所の上に横書きで記入します。名前は住所よりやや大きめの文字で書き込みます。なお、封筒に封をする場合は、「〆」「緘」「封」を書き入れるといいでしょう。絶対に入れなければいけないというほどでもありませんが、より丁寧な印象を与えられます。
返信用封筒が内定承諾書に同封されている場合
送付されてきた内定承諾書に返信用封筒が同封されている場合があります。その場合は、住所や会社名の記入は必要ないでしょうが、普通は宛名の部分が「○○行」となっています。このまま返信したのではマナー違反なので、会社名だけの場合は「行」を「御中」に、担当者名が記載されている場合は「様」に訂正して、返信しましょう。
内定承諾書と添え状を提出する場合！これだけは注意
修正ペンを使ってはだめ
内定承諾書は署名・捺印するだけなので間違えることは少ないでしょうが、それでも書き間違いをしたら、修正ペンで修正してはいけません。内定承諾書は正式な書類なので、訂正箇所には二重線を引き、訂正印を押して、書き直します。捺印がうまくいかない場合も、二重線で取り消して、押しなおします。
印鑑は認印にしよう
内定承諾書に捺印する場合は、認印を使います。つまり、シャチハタのような浸透印(朱肉を必要とせず、中に入ったインクで押せる印鑑)は使用すべきではありません。シャチハタがなぜいけないのかというと、朱肉と違ってインクが薄れやすいこと、押し方によっては陰影が統一されないことなどが理由です。社会人になったら、認印は作っておきましょう。
認印が間に合わない場合
認印を作るのに少し時間がかかる場合があります。そのような場合は、内定承諾書の捺印に間にわないこともあります。そんな時は致し方ないので、シャチハタを使用しましょう。できれば認印のほうがいいのですが、提出が遅れるよりはましです。シャチハタで提出して、内定が取り消されるという話は聞いたことがないので、一応代用はできます。
内定承諾書の添え状を送り忘れたら！どうする？
添え状の提出を忘れたとしてもあわてない
内定承諾書に添え状をつけて返信するのは、社会人としての基本的なマナーですが、添え状を添えるのを忘れた人も結構います。そんな人の質問がネット上にもよく出ています。添え状を添えるのを忘れたとしても、すぐに問題が起きるわけではありません。内定が取り消されるわけでもありません。少し礼儀を欠いているなとは思われることはあるでしょうが。
添え状を忘れた場合の対処法
添え状をつけるのを忘れたらどうすればいいでしょうか。改めて添え状を送る必要はありません。添え状には、封筒に同封した書類の内容を示す役割とともにお礼状の意味があります。つまり添え状をつけるのを忘れたということは、お礼状を出すのを忘れたということです。したがって、入社してから折を見てお礼を言えば、忘れたことは問題にはなりません。
誠意を持って丁寧に書けば大丈夫！内定承諾書の添え状
ここまで内定承諾書の添え状の意味や書き方、例文などについて解説しました。内定承諾書に添え状をつけて提出するのは社会人としての基本的なマナーです。添え状があることによって、企業側担当者も提出書類の内容がわかるだけではなく、提出者の意気込みや気持ちを推し量ることができます。したがって、誠意をもって丁寧に作成しましょう。
