ビジネスでは、何かと相手に言いづらいことを連絡しないといけない場面が出てきます。特に相手の提案や依頼を返信で断る「お断りメール」は、相手を不快にさせかねないため悩む人も多いでしょう。今回はビジネスで使える「お断りメール」の書き方と注意点について解説します。
「お断りメール」の書き方
取引先の依頼や提案、面接の不採用通知・飲み会のお誘いに対して等、何かと上司からの命等で「お断りメール」を書く機会はあります。しかし相手の気持ちを無碍にしてしまうため、飲み会はともかくとしても社外の人には書きづらいものです。しかも、書き方が悪いと相手との関係も悪化しかねません。
ビジネスの作法として、相手に不快な思いをさせないよう丁重にお断りするのは鉄則です。そんな「お断りメール」にするにはどのような書き方をすれば良いのでしょうか。
「お断りメール」の基本的な書き方のポイント
【お断りメールの書き方の基本】
| お断りの言葉ははっきりと伝える（曖昧な言葉は使わない） |
| 柔らかい言い回しを使う |
| 末文には必ず次につながる言葉を入れる |
お断りメールを書く際は以上のポイントを守りましょう。お誘いの辞退・飲み会や総会等の不参加の返信にも使えます。言いづらいからといって、曖昧な言葉を使うと相手に要らぬ期待をさせてしまうため、はっきりと「今回はお断りします」と言うようにしましょう。
ただ折角のお誘いや提案・依頼を断るのは、相手にも少なからず嫌な思いをさせてしまうものです。ストレートすぎるのも相手を傷つけかねないため、なるべく柔らかい表現を意識するようにしなければなりません。相手との関係を良好に保つ断り方をするのがビジネスメールで大切な要素と言えます。
3項目目の「次につながる言葉」は、「今回は断る形になってしまったけれど、これからもお付き合いは続けたい」という気持ちを伝えることが出来ます。絶対に必要な要素ではありませんが、取引先とのビジネスメールでは入れることがかなり多い文言です。具体的な言い方は例文で紹介します。
「お断りメール」は文字だけだと冷たく感じやすい
【適切なお断り表現の例文】
| 「せっかく飲み会にお誘いいただいたのですが、当日は都合が悪いため、今回は見送らせてください。」 |
メールというのは、対面と違って表情が見えません。相手には言葉しか見えないため、書き方によっては冷たい印象を与えてしまう可能性が高まります。そうすると思わぬトラブルも起こりかねません。
たとえば、「ご提案を辞退させていただきます」と「慎重に検討を重ねた結果、非常に心苦しいのですが、今回のご提案はお見送りさせていただくことになりました」ではどちらが優しく感じるでしょうか。自分が「傷つくな」と思う言葉は、上司でなくても使うべきではありません。
「お断りメール」の例文【提案を断る場合】
「柔らかい言葉を使え」と言われても、「具体的にどんな言い方をすればいいの？」と思う人もいるでしょう。「お断りメール」は実際にどのように書けば良いのでしょうか。まずここでは、取引先からいただいた提案を断る「お断りメール」の例文を見てみましょう。
取引先の提案を断る場合のお断りメールの例文【短文】
【お断りする表現の例文】
| 「残念ながら予算の折り合いがつかないため、今回は辞退させていただきたく存じます。」 |
| 「誠に恐縮ですが、納期の関係で今回は辞退させていただきます。」 |
【次につなげる表現の例文】
| 「このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。」 |
| 「またの機会にご提案をお願いさせていただくこともあるかと存じますので、今後ともどうかよろしくお願いいたします。」 |
ビジネスでは取引先で見積もりや商品提供の提案を受けることも多いでしょう。辞退しますというお断りメールを出す時は、「本当はご提案をお受けしたかった」という態度を見せるようにすることが必要です。本心はどうであれそれが相手への気遣いであり、その後の関係が悪化することを防ぐことも出来ます。
取引先の提案を断る場合のお断りメールの例文【全文】
【お断りする際の全文例文】
| 「この度は見積もりのご提案をいただき、誠にありがとうございました。 当社で慎重に検討した結果、心苦しいのですが納期の調整が難しいため、今回のご提案は辞退させていただきたく存じます。 この度はご要望に添えない結果となりましたが、またの機会にご提案をいただければ幸いです。今後ともよろしくお願いいたします。」 |
ここでは見積もり提案のお断りメールを想定した例文にしましたが、他の用件でも使いまわすことは可能です。社外の取引先は自分の会社を成り立たせていく上でも重要な存在であることが多いでしょう。お断りメールは上司に対するメール以上に気を遣うようにするべきです。
「お断りメール」の例文【注文依頼を断る場合】
取引先から商品の注文を依頼されたものの、その商品は在庫切れだった…ということもよくあることです。ないものはないためここでもお断りメールを出すしかないのですが、どのように書けば良いのでしょうか。
注文依頼を断る場合のお断りメールの例文【短文】
【お断りする表現の例文】
| 「現在ご依頼いただいた商品「（商品名）」の在庫が切れておりまして、ご注文いただけない状況です。」 |
【次につなげる表現の例文】
| 「次回の入荷時期は未定ではございますが、見込みがつき次第ご連絡させていただきたいと存じます。いかがいたしましょうか。」 |
| 「ただし、今回ご注文いただいた商品は3月上旬には再入荷する予定となっております。優先的に確保することも可能ですが、いかがでしょうか。」 |
| 「残念ながら販売から時間が経っている商品のため、次回の入荷予定もございません。恐縮ですがご了承いただければと存じます。」 |
注文の依頼をお断りする場合は在庫切れが大半でしょうが、その場合は再入荷することもあり得ます。急ぎの用件でなければ「再入荷されるのであれば改めて依頼したい」という場合もありますので、上司に入荷状況を聞いて再入荷の状況を聞いて案内すると良いでしょう。
注文依頼を断る場合のお断りメールの例文【全文】
【お断りする際の全文例文】
| 「この度は商品「○○」のご注文をいただき、誠にありがとうございました。しかしながら、当商品は現在在庫切れのため、残念ながらご要望には添えかねます。 ただし、当該商品は4月末には再入荷されることが決定しております。よろしければ貴社のご依頼の数を優先的に確保させていただきたいと考えておりますが、いかがいたしましょうか。ご連絡いただければ幸いです。」 |
依頼された商品が在庫切れの場合、上司や担当者に聞いて再入荷の予定などを案内すると相手は安心できます。再入荷する予定がない場合も、そのことを連絡した方が良いでしょう。
「お断りメール」の返信の仕方
ここまで「お断りメール」の書き方を紹介しましたが、逆にそのメールを受け取る場合もあります。面接の不採用通知なら返信の必要は必ずしもありませんが、ビジネス上のやりとりであれば必ず返信しなければなりません。それでは、どう返信するのが良いのでしょうか。
「お断りメール」の返信で大切なこと
ビジネスの「お断りメール」を受け取ったら、相手の結論は潔く受け入れるべきです。勿論せっかく提案や依頼をしたのに…と、気持ちとしても会社としても辛いところがあるでしょう。しかし、相手だってギリギリまで悩んでくれることの方が多いですし、それで断られたということは相手に無理な要求をしてしまったということです。
そのため、断られたら誠意をもって了承の旨を返信しましょう。これは取引先だけでなく、社内の飲み会のお誘いにも同じことが言えます。再度懇願するのではなく、分かりましたと受け入れるようにする方が、ビジネスの関係の上でも良い影響をもたらすのです。
「お断りメール」の返信例文
【例文】
| 「この度は弊社の提案をご検討いただき、誠にありがとうございました。 誠に残念ではございますが、ご返信の内容については承知致しました。 こちらこそ、貴社の状況を鑑みず無理なお願いを申し上げてしまったことをお詫び申し上げます。 また機会がございましたら、その際は何卒よろしくお願いいたします。」 |
「お断りメール」で書くべきことは、「提案・依頼を検討してくれたことに対するお礼」「返信内容の承諾」「相手に無理なお願いをしてしまったことへのお詫び」「次につながる挨拶」です。例文の言い回しは見積もりの提案でも、少し表現を変えれば注文でも使うことが出来ます。
「お断りメール」の注意点
「お断りメール」は相手の気持ちや期待を無碍にしてしまうものなので、言い方一つで関係が悪化してしまう危険をはらむものです。
とはいえお断りメールは出さなければならないものでもあるため、角の立たないよう注意しなければなりません。これから説明する以下の注意点を確認して、相手との関係を良好に保てるようにしましょう。
「お断りメール」の注意点やマナー一覧
【お断りメールの注意点とマナー】
| いきなりお断りの言葉を入れるのではなく、ワンクッションを加える |
| 感情的でストレートな文章は控える |
| 飲み会のお誘いなど、相手の好意による提案を断る場合はお詫びの文章にする |
| 断ることになってしまって自分も残念な気持ちだという言葉を述べる |
| お断りの理由は必ず入れる |
お断りメールを出す相手は飲み会の幹事・上司から取引先と様々です。すべてにおいて共通する注意点は、「柔らかい言い回しをする」ことと「必ず断る理由を述べる」ことです。特に後者は意外と大事です。
「今回は辞退させてください」とだけ言われても、相手は「せっかく提案したのにどうして？」と納得できません。必ず断ることになった理由を簡単に述べるようにしましょう。
飲み会の不参加の場合は、「飲み会自体が嫌い」「同席する上司が嫌い」というネガティブな理由の場合もあるでしょう。さすがにそれを正直に書くのは人間関係に影響を与えかねないため、建前として「所用があるので行けません」と書く方が無難です。
「お断りメール」は柔らかい言い回しを意識する
「お断りメール」の注意点以前にビジネスのマナーでもありますが、必ず「感情的ではない柔らかい言い回し」を使うようにしましょう。柔らかい言い回しとは、例文で紹介したような「今回はお見送りさせてください」「諸般の理由があり、今回はお引き受けいたしかねます」という相手を傷つけない言い方です。
特に辞退するお断りメールや催促メールのような、少なからずも「相手を嫌な気持ちにさせてしまう用件」はこの姿勢がとても重要になります。文字しか見えないツールだからこそ、この注意点を守ることがお互いの信頼につながるのです。
「お断りメール」は丁寧に書こう
「お断りメール」の書き方について解説しました。いくら上司から「お断りメール送っておいて」と頼まれても、相手がこちらのことを考えてくれた提案や依頼を断るのは非常に心苦しいものです。ですが、きちんと断らないとお互いの会社が困ってしまいます。
加えて「角の立たないように注意」と言われても実際難しいと感じる人もいるでしょう。何故なら、言葉の感じ方は人それぞれだからです。「こちらは断ったつもりなのに、相手はまだ検討の余地があると思われていた」ということもあります。
必ず勘違いされない言葉を使い、かつ相手を傷つけない言い方を考えてみましょう。ところどころ稚拙なところはあったとしても、丁寧に書けばその気持ちは必ず相手に届きます。
